De telefoon gaat. “Goedemiddag, met X van de de organisatie Y. Wij zetten ons in voor vluchtelingen/dak-en thuislozen/arme kinderen/blinde tijgertjes in gevangenissen op de maan. Wij hebben een mooie opdracht! Maar … we zijn een ‘goed doel’ en hebben een heel beperkt budget, of zelfs helemaal geen budget. Zou u bereid zijn om voor ons te fotograferen?” Met andere woorden: zou u zich als fotograaf vrijwilliger willen inzetten voor ons?

Maar ik, en veel van mijn collega’s met mij, zijn vaak graag bereid om onszelf in te zetten voor goede doelen — en we krijgen de vraag ook veelvuldig. Ik zelf heb een aantal goede doelen waar ik een aantal keren per jaar voor fotografeer — voor een sterk gereduceerd tarief, en vaak ook helemaal geen tarief. En dat geldt niet alleen voor mij: heel veel professionele fotografen vinden het gewoon fijn om zichzelf op deze manier in te zetten!

Langzamerhand begin ik echter wel te ontdekken dat er wat spelregels moeten zijn in het spel tussen dergelijke opdrachtgevers en hun fotograferende vrijwilliger. Dat loopt namelijk lang niet altijd lekker! Ik ken ook een aantal fotografen die zo gefrustreerd zijn met dit soort opdrachtgevers dat ze er maar helemaal mee zijn opgehouden. Daarom volgen hier een paar tips voor fotografen — en voor hun opdrachtgevers.

Tips voor fotografen

Voor fotografen heb ik vier tips:

• Wees selectief.
  Als je niet oppast kun je wel elke week een onbetaalde opdracht doen. Er is geen einde aan de behoefte aan gratis fotografie. Elke inzet leidt tot een nieuwe vraag: “kun je ook…?” Vooral in de kerstmaand is het troef: dan krijg ik, en veel fotografen, een aantal telefoontjes: “kunt u dit fotograferen – voor niks?”
  Mijn ervaring is dat het het beste werkt als je een langdurige relatie ontwikkelt met een organisatie. Eenmalige contacten zijn meestal weinig zinvol; daar is het gevaar dat er misbruik van je gemaakt wordt, te groot. Zelf heb ik een aantal goede doelen ‘geadopteerd’: met hen bouw ik aan een leuke relatie. Dit zijn doelen waar in geloof en me ook in verdiep. Dat helpt me ook weer betere foto’s te maken! Ik heb een quotum van mijn tijd dat ik geef aan charitatieve projecten, en dit geeft mij ook de gelegenheid om tegen anderen te zeggen: “sorry, ik zit vol!” Zo voorkom ik dat het de spuigaten uit gaat lopen.
• Wees beducht op onderhandelingstechnieken
  Vaak is de boodschap ‘we hebben geen budget’ ook een poging om de kosten zo laag mogelijk te houden, terwijl er eigenlijk best geld is. Een opdrachtgever die er in slaagt minder geld uit te geven houdt meer over voor zichzelf. Sommige fotografen stellen in dit kader vragen over het inkomen van de medewerkers (en vooral de directie), het pand waar de organisatie in zit, of de auto’s die ze rijden. De gedachte is: als ze goed voor zichzelf zorgen, dan mogen ze mij gewoon betalen. Daar ga ik niet helemaal in mee — maar ik let wel goed op of het argument ‘er is geen budget’, echt waar is, of slechts een poging om de kosten te drukken.
  Hoe je dat ontdekt? Dat is niet zo makkelijk, natuurlijk. De meeste opdrachtgevers zijn niet zo publiek met hun cijfers. Dat is al een eerste hint.
  Een tweede hint is als er een dure BN’er of entertainment is, of locatie wordt gehuurd. Die doen het in mijn ervaring zelden voor niks — waarom zou jij dan wel voor niks werken? “Ja,” zegt de opdrachtgever dan, “maar nu is mijn budget op!” Dat betekent dus dat er andere prioriteiten zijn: nu mag jij gratis fotograferen en dat vinden ze niet erg belangrijk. Niet doen dus.
• De belofte van exposure
  Vaak wordt voorgehouden dat er geen budget is, maar ze kunnen je wel bij allerlei partijen introduceren. Als bedrijven je dit argument voorhouden moet je als fotograaf hard weglopen. Maar in het geval van goede doelen wil ik hier best open voor staan. Alleen: dan gaan we hier wel heel concrete afspraken over maken: waar wordt mijn naam vermeld? Hoe groot? Met wie breng je me in contact? Die exposure gaan we niet aan het toeval overlaten! Er worden duidelijke afspraken gemaakt over wanneer de dagvoorzitter jou noemt als fotograaf, en met welke introducerende tekst. Duidelijke afspraken over waar je logo komt. Deze afspraken maakt de organisator met iedere sponsor — en zo moet hij jou ook zien.
• Wees je bewust van dit principe: ‘gratis’ is iets heel anders dan waardeloos!
  Jouw fotografie heeft waarde: je geeft die als gift. Een opdrachtgever die dat niet kan waarderen, of er respectvol mee omgaat, is je tijd niet waard.
  Ik geef een voorbeeld uit eigen ervaring: een organisatie die een gala-diner voor allerlei BN’ers en VIPS organiseert, en jou afscheept met een crew-dinner in een hokje achteraf, waardeert je diensten niet. Reken maar uit: een middag en een avond fotograferen kost al snel € 750 – 1000. Jij ziet af van vergoeding, en de opdrachtgever is vervolgens niet bereid jou een maaltijd van € 35 voor te schotelen? Dat is een opdrachtgever die het niet begrijpt. Grote kans dat aan die mooi gedekte tafels links en rechts mensen zitten, die een aanmerkelijk lagere bijdrage hebben gegeven!
  Niet dat het me gaat om die maaltijd; maar het gaat me wel om de verstandhouding tussen jou en je opdrachtgever. Dat je gratis werkt betekent simpelweg niet dat men je respectloos kan behandelen. Ik ben daarover naar mijn opdrachtgevers heel erg duidelijk: we zien af van de vergoeding, maar verder doen we alles normaal en professioneel: prettige communicatie, goede briefing, en natuurlijk feedback naderhand. Als ik in de relatie bespeur dat men onzorgvuldig met mij omgaat, dan is mijn liefde snel bekoeld! 

  You don’t pay a volunteer with money — but you pay him in lots of other ways: gratitude, respect, small tokens of appreciation

Spelregels voor opdrachtgevers

Het overkoepelende principe is eigenlijk dit: dat er geen betaling plaatsvind, wil niet zeggen dat er geen vergoeding is. Er is wel zeker een vergoeding, maar die bestaat uit respect en dankbaarheid. Dit is een principe dat veel charitatieve organisaties in Nederland nog niet lijken te begrijpen. In de VS is dat anders: in de tijd dat ik daar woonde en veel werkte met charitatieve organisaties was dat een heel duidelijk principe: you don’t pay a volunteer with money — but you pay him in lots of other ways: gratitude, respect, small tokens of appreciation.

Praktische tips voor opdrachtgevers van vrijwilligers

Laat ik het praktisch maken.

• Als u een korting op een normaal tarief hebt afgesproken, dan gaat u zorgvuldig om met de ingediende factuur, en zorgt u ervoor dat de fotograaf niet naar zijn geld moet vragen.
• U gaat zorgvuldig om met vragen die de fotograaf stelt. U reageert snel en compleet. U bent zich bewust van de valkuil van waarde hechten aan de dingen waar u voor betaalt — en geen waarde te hechten aan de dingen die u gratis krijgt.
• Is er een overzicht van sponsoren op banners, de powerpoint sheets, of in het programma-boekje? Dat zorgt u ervoor de fotograaf daartussen staat. Hij sponsort ten slotte ook!
• Worden aan het eind van de avond mensen bedankt? Dan vergeet u de fotograaf niet. U kunt hem natuurlijk privé bedanken, maar waarom zou u de dagvoorzitter en de mensen van de techniek wel publiekelijk bedanken — en de fotograaf, die ook de hele avond herkenbaar aanwezig was, niet?
• Verspreid u foto’s naar de pers of relaties of via sociale media? Dan gaat u zorgvuldig om met auteursrechten en staat u op naamsvermelding van de fotograaf.
• Kleine gebaren doen heel veel: een fles wijn, een lunch-bon, maar ook een zoen of warme handdruk. U hebt zojuist een waardevol cadeau gekregen van een professional: waardering is terecht!

Ongetwijfeld zijn er mensen die na het lezen hiervan denken: je doet het dus niet voor niets. En dat is correct. De verleiding is om vrijwilligers als gratis werkers te beschouwen. Het vraagt juist extra zorgvuldigheid. Als professioneel fotograaf ben je je bewust van de waarde die je inzet. Als anderen daar oog voor hebben, kun jij het vergeten. Waar anderen dat vergeten, moet jij er oog voor hebben.