Gemiddeld fotografeer ik zo’n 100 evenementen per jaar. Er is dus een zekere ervaring met evenementen. Bent u Event Organisator? Mogen we u dan enkele tips geven? Doe er uw voordeel mee… Deze tips blijven ook van toepassing voor de ervaren event organiser!
Sommige van de foto’s op deze pagina zijn voorbeelden van hoe het NIET moet… U kunt op de beelden klikken om ze groter te bekijken.
Zet je sprekers niet in het licht van de beamer.
Klinkt logisch, maar je moest eens weten hoe vaak dit gebeurt! Kijk voor het programma begint, samen met je sprekers (!), waar ze wel en niet kunnen staan. Het is niet alleen niet bevorderlijk voor de foto’s als de spreker zijn eigen tekst over zijn voorhoofd heeft staan — het leidt je publiek ook af.
We beginnen met deze tip, omdat in onze ogen de meest gemaakte fout is tijdens zakelijke events!!!!
Hier leest u een verslag van zo’n bijeenkomst…
Geef je spreker een eigen scherm
Met een eigen scherm hoeft hij of zij zich niet om te draaien om te kijken wat er nu op het grote scherm staat. Zo vaak zie ik dat de spreker de helft van de tijd met zijn rug naar het publiek staat, om er zeker van te zijn dat hij op de juiste plek in zijn presentatie is.
Nog een tip: laat de spreker van te voren zien dat hij volledig kan vertrouwen op het scherm voor hem! Sommige sprekers durven, in de nervositeit van het moment, toch niet op dat scherm te vertrouwen.
Geef van te voren door welke fotomomenten er in het programma zitten!
Wil je persfotos versturen? Is er een uitreiking, overhandiging, winnaar, etc? Stel de fotograaf hiervan op de hoogte, zodat hij het moment niet mist!
Een goed voorbeeld is confetti! Op de één of andere manier vergeten opdrachtgevers het altijd te melden als er confetti de lucht in geschoten gaat worden. Dat moment duurt maar heel kort, dus als je als fotograaf dat niet weet, dan mis je het moment.
Geef de fotomomenten vorm!
Een uitreiking is niet alleen een kwestie van een hand en een kus, maar ook van positioneren. Waar gebeurt dit op het podium? Wie staat waar? Wie staan erom heen? Welk logo moet erachter in beeld? Zo vaak dat men niet verder komt dan ‘dan geeft de directeur de cheque aan zo-en-zo’ — en dat op het moment zelf dit afgeraffeld wordt; het geheel slecht zichtbaar is voor het publiek en de fotograaf. Speciale momenten moet je vormgeven en even oefenen met de betrokkenen!
Groepsportretten vragen even speciale zorg!
Regelmatig worden we gevraagd om ook even een groepsfoto te maken van ‘de directie’ of ‘de organisatie van het evenement’. Leuk natuurlijk en dit doen we graag! Maar direct na het evenement denkt iedereen aan de borrel en de mensen die ze nog willen spreken een goede groepsfoto vraagt even om wat concentratie en organisatie: de juiste mensen moeten er zijn en op de juiste plek staan.
Vaak wil je ook de sfeer van het evenement of het juiste beeld op het scherm. Hier moet de techniek even meewerken!
Bespreek van te voren met de fotograaf wat je met de foto’s wilt doen!
Alles mag (nou ja, heel veel), maar het helpt ons om te weten aan wat voor beelden je specifieke behoefte hebt. Het is voor ons als fotografen wel eens verrassend dat een event wordt georganiseerd om een boodschap te communiceren, via sociale media, websites, nieuwsbrieven en persberichten. Je zou dan denken dat er speciale aandacht wordt gegeven aan de instructies voor de fotograaf, maar de realiteit is dat de fotograaf de opdracht krijgt ‘maak maar een mooie sfeerreportage’ en verder niks. Dan maak je jezelf wel erg afhankelijk van wat de fotograaf toevallig wel of niet ziet.
Wijs binnen de organisatie één persoon aan die de fotograaf aanstuurt.
Soms krijgen we tegenstrijdige instructies uit verschillende richtingen. Dat levert niet altijd het beeld op dat u misschien wil.
Zie de fotograaf als een behulpzame partner
Niemand ziet je evenement zo goed als je fotograaf. Hij ziet het in zijn totaliteit, zonder vooringenomenheid.
Alle details; de sfeer, de toiletten waar het WC-papier op is…
Doe er je voordeel mee!
Niemand ziet je evenement zo goed als je fotograaf. Je gasten zien alleen wat zij moeten zien. Je opdrachtgever ziet alleen of zijn boodschap goed overkomt. Maar de fotograaf ziet ALLES. Hij (of zij) is letterlijk de meest onbevooroordeelde persoon op je hele event! Hij loopt tussen je publiek terwijl jij achter de coulissen bezig bent. Hij kijkt de hele tijd. Werk dus met hem samen. Vraag zijn input. En als hij iets ziet en je even aan je mouw trekt, wimpel hem niet af. Grote kans dat hij iets heeft gezien wat voor jou van belang is! Je fotograaf is iemand die meedenkt en constructief wil bijdragen aan je evenement.
Voorkom dat uw gasten zich onzeker voelen over de aanwezigheid van een fotograaf!
Het helpt al enorm als uw Master of ceremony of Dagvoorzitter aan het begin van de dag melding maakt van de aanwezigheid van een fotograaf. Dat kan op ludieke wijze: dames en heren, er is vandaag ook een professioneel fotograaf, Rogier Bos. Rogier, zwaai even. Hij fotografeert voor de organisatie. U hoeft dus niet bang te zijn dat u uzelf morgen terugvindt op de voorpagina van de Telegraaf. U kunt trouwens na afloop van het evenement de foto’s terugvinden op die en die locatie…. Als je het zo aanpakt is iedereen gerustgesteld en werken mensen graag mee aan het maken van een leuke foto.
Ga in zee met een professionele fotograaf die veel ervaring heeft met het fotograferen van events.
Het fotograferen onder slechte lichtomstandigheden vraagt speciale vaardigheid en apparatuur. Lang niet iedere fotograaf heeft die.
de gespecialiseerde evenement fotograaf is er speciaal op ingesteld.
Elke fotograaf zegt ‘ja’ op de vraag of ze ook een event kunnen fotograferen. De realiteit is echter dat de lichtomstandigheden tijdens evenementen vaak donker zijn. Het vraagt om de juiste apparatuur en vaardigheid om daar goed mee om te gaan! Lang niet alle fotografen hebben die apparatuur en vaardigheden.
Kies een fotograaf die de sfeer er niet uitflitst!
De manier waarop de meeste fotografen omgaan met uitdagende lichtomstandigheden is door de flits op de camera te zetten en dan maar te gaan flitsen. Resultaat: zware slagschaduw, rode ogen, glimmende huid, en weg sfeer! Een professionele event-fotograaf zal zeker ook gebruik maken van flits, maar alleen heel subtiel (zonder dat u er last van heeft!), en op zo’n manier dat de kleur en sfeer van uw event sterk terugkomt in de foto’s!
Bent u ongerust over privacy, of hoe uw gasten op de aanwezigheid van een fotograaf gaan reageren?
Als professionele en ervaren evenementfotograaf kan ik u wegwijs maken!
Hier is één tip die ik erg charmant vind: plaats bij de registatie/welkom balie een bordje dat er gefotografeerd wordt, en dat mensen het kunnen aangeven als ze liever niet op de foto gaan.
