Mijn vorige blog (Voordat we uw factuur kunnen betalen…) behoeft wellicht een toelichting. Hierin poste ik een fictieve email die ik kreeg in reactie op een factuur die ik opstuurde. Deze email was opgebouwd uit verschillende reacties die ik door de jaren heb gekregen.
Graag wil ik voorop stellen dat het gros van mijn opdrachtgevers snel en zonder veel discussie betaalt. Maar af en toe is er één die, om wat voor reden dan ook, meent het wat complexer te moeten maken. En dan kan het zo maar gebeuren dat je maanden bezig bent voordat je de betaling ontvangt.
Ik moet zeggen: ik wordt er wel eens een beetje gek van. Ik noem wat concrete voorbeelden die ik regelmatig tegenkom.
Opdrachtnummer
De aanvraag is binnengekomen. Ik heb een offerte ingediend. Deze is goedgekeurd. Er komt een briefing. Dan vindt de shoot plaats. De foto’s moeten snel worden aangeleverd! Ik stuur de foto’s, en mijn factuur. Na een maandje is er nog geen betaling. Dus stuur je een herinnering. Dan krijg je een emailtje van de administratie: de factuur kan niet in behandeling worden genomen, want er staat geen opdrachtnummer op. Dat moet worden aangevraagd door diegene die de opdracht verleende. Waarom de administratie mij mailt, en niet die persoon, is mij een raadsel. Waarom die persoon het opdrachtnummer niet gelijk heeft aangevraagd toen de offerte werd goedgekeurd, begrijp ik al helemaal niet. Maar in eens blijkt de aanvrager moeilijk te bereiken, en duurt het weken (met ettelijke emailtjes en telefoontjes) voordat je een opdrachtnummer hebt. En dan mag je je factuur opnieuw insturen…
Bent u wel leverancier?
Variant op de vorige. Je hebt de factuur ingestuurd. Nu mailt de administratie met de vraag wie je bent, en hoe het kan dat je een factuur stuurt als je niet ingeschreven staat als leverancier. Vervolgens mag je formulieren invullen en diverse (schijnbaar irrelevante) bescheiden aanleveren. Als deze goed ontvangen worden mag je je factuur insturen. Maar — rara, hoe komt het nou? — de eerste keer raken de formulieren kwijt. “Nee, meneer, ik heb ze echt niet! Kunt u ze nog een keer insturen?” En weer zijn we een aantal weken verder.
De juiste tennaamstelling
Ook een mooie. Deze wordt steeds populairder. De financiële administratie weigert de factuur te voldoen omdat de foute naam op de factuur staat. Hij ligt al een maand bij hun op de stapel, en ‘ze wilden hem net betalen’ toen ze het ontdekten. Graag even een nieuwe factuur sturen, en van ‘Groen Transport BV’ (wat op de emails en website staat) ‘Groen Transport Holding’ maken.
Kunt u hem dan gelijk betalen?
“Nee, de facturen worden betaald in de volgorde dat ze binnenkomen.”
Dus ik moet weer een maand wachten?
“Ja, maar u stuurt een factuur met een foute naam!”
De naam was niet fout; en u hebt mij niet ingelicht over wat het moeten zijn.
“De naam op de factuur moet juist zijn om fraude te voorkomen.”
Tuurlijk…
Bedelen om je geld
Ik zou nog meer voorbeelden kunnen geven. U begrijpt het echter al lang: als je zo moet bedelen om een factuur van € 250 betaald te krijgen, dan is de lol van de dienstverlening er snel af. Soms ben je weken bezig om een shoot die een uurtje duurde betaald te krijgen.
Het kan ook anders
Onlangs deed ik, samen met een collega, een grote opdracht voor een financiële instelling. Typisch zo’n opdracht en instelling waarvan je verwacht dat het wel maanden zal duren voordat er betaald wordt — en waar allerlei extra stappen nodig zullen blijken.
Maar niet was minder waar. Gisteren, twee weken na het sturen van de factuur, stond het bedrag op mijn rekening.
Is het een ideetje om in je voorwaarden een eigendomsvoorbehoud te maken? Dan kun je bij te late betaling je toestemming voor gebruik intrekken.