Het is soms een kunst voor de fotograaf om een opdracht binnen te hengelen. Maar soms is het nog een grotere kunst om de opdracht ook daadwerkelijk betaald te krijgen. Het aantal bochten waar je jezelf in moet wringen, en de stappen die je moet uitvoeren, om je factuur betaald te krijgen, is soms ongelofelijk. Voor de fotograaf die elke maand een flink aantal facturen verstuurt kan het echt een uren- en energieverslindende opgave zijn.
Je kunt er vergif op innemen: als je aan het eind van de maand 30 facturen verstuurt, komt er een hele zwik terug met een melding dat er iets niet klopt. Er staat geen opdrachtnummer op, of hij moet naar een andere persoon worden gestuurd. Of: de tenaamstelling klopt niet. Ik heb het letterlijk meegemaakt dat ik ‘bedrijfsnaam bv’ moest veranderen in bedrijfsnaam BV’ (hoofdletters), anders werd de factuur niet betaald. En het argument is altijd hetzelfde: voor onze veiligheid, en om fraude te voorkomen. Alsof ik niet voor uw ogen heb staan fotograferen…
Hoe moeilijk kun je het maken?
Soms blijkt dan dat je door een heel traject heen moet om eerst als supplier goed gekeurd te worden. Dan moet er een formulier naar een afdeling in India, en krijg ik vervolgens een vragenlijst uit Hongarije, om vervolgens een supplier-nummer te krijgen, waarmee ik een aanvraag kan doen voor een opdrachtnummer, zodat ik mijn factuur kan insturen, waarop vervolgens een 60 dagen betalingstermijn wordt gehanteerd. Als u denkt dat ik overdrijf, vergist u zich. Dit maak ik letterlijk mee.
Wat een cynische gedachte, meneer…
En uiteraard, allemaal uit naam van veiligheid en om fraude te voorkomen. Heeft allemaal NIETS te maken met ontmoedigingsbeleid en vertragingstechnieken. Meer dan eens wordt er heel verbaasd op gereageerd: hoe durf ik dat te denken….
Maar u begrijpt: dit kost uren tijd. En het is echt superfrustrerend. De inzet die ik heb getoond tijdens de opdracht wordt niet beloond met een gelijke inzet om mijn factuur betaald te krijgen. Het is uw organisatie, maar op de ene of andere manier is het mijn verantwoordelijkheid om maar te zien dat mijn factuur betaald wordt.
Calimero
En ik begrijp best: bij u gaat het alleen maar om één factuur. En u heeft te maken met het beleid van uw bedrijf. U kunt er ook niks aan doen… Maar als ZZP’er heb ik te maken met een muur van beleidslijnen en financiële afdelingen van allerlei opdrachtgevers. Ik moet elke maand het gesprek aangaan met een serie boekhouders en administratie-afdelingen. Elke maand moet ik diverse facturen opnieuw sturen, formulieren invullen, en dan weer wachten op goedkeuring. En af en toe moet ik op een email binnen 24 uur reageren, anders wordt de aanvraag afgekeurd en zijn we weer terug bij af. Je kan dan makkelijk een Calimero gevoel krijgen: ik ben klein en zij zijn groot en het is niet eerlijk… je bent eenvoudige ZZP’er tegenover een aantal grote organisaties, naar wiens pijpen je maar moet dansen.
Correctiefactuur?
Ik begrijp dat dit een leuk spelletje is. En ik vermoed dat het ook effectief is. Maar dit ga ik natuurlijk niet meer zo doen. Daarom heb ik nu opgenomen in mijn voorwaarden dat de informatie die noodzakelijk is om mijn factuur betaald te krijgen, voor het plaatsvinden van de feitelijke opdracht verleend moet worden. Dit staat ook letterlijk zo op mijn offerte. Daarin staat ook, dat voor elke nieuwe factuur die ik moet sturen, ik € 35 in rekening breng.
U begrijpt, van die € 35 wordt ik niet rijk. Die zijn puur om mijn kosten enigszins te dekken. Want uiteraard werk ik graag mee aan uw veiligheid, en aan uw fraudebestrijding. Maar als ik meewerk aan uw belangen, dan mag daar natuurlijk ook een vergoeding tegenover staan — toch?
Tips
Ik heb een aantal tips voor u
- Mijn betalingstermijn is 14 dagen. U accepteert mijn algemene voorwaarden. Het kan best zijn dat u 30 dagen hanteert. Maar bij goedkeuring van mijn offerte heeft u mijn algemene voorwaarden geaccepteerd. Dus bent u akkoord gegaan met een betalingstermijn van 14 dagen.
- Als u slim bent levert u bij goedkeuring van de offerte gelijk de correcte informatie aan: de juiste tenaamstelling; de juiste adressering, en de noodzakelijke projectnummers.
- Hebt u een factuur ontvangen die eigenlijk naar iemand anders, of een andere afdeling binnen uw organisatie moet, dan stuurt u hem zelf even door.
- Het overgrote deel van mijn opdrachtgevers heeft bewondering voor mijn inzet en mijn commitment om kwaliteit te leveren en mee te denken om zo tot een goed resultaat te komen. Van uw kant toont u dezelfde inzet om mijn factuur betaald te zien. U ziet dat als uw verantwoordelijkheid, en niet die van de fotograaf.
- U zou kunnen overwegen dit binnen uw organisatie bespreekbaar te maken. U bent namelijk wettelijk verplicht om ZZP’ers sowieso binnen 60 dagen te betalen. Een systeem dat tot gevolg heeft dat u trager betaald dan 60 dagen is illegaal. Lijkt me best een onderwerp om eens aan te kaarten…
Dit is één van die blogjes die ik schrijf om te verduidelijken waarom de fotograaf bepaalde dingen doet zoals hij (of zij) dat doet. Wellicht dat u hier bent gekomen omdat ik u een link stuurde naar dit artikel omdat u een vraag had over ‘die correctiefactuurkosten’. Die vraag krijg ik namelijk nogal eens..
Romantisch…
Ik leg dingen graag uit. Veel opdrachtgevers hebben geen idee wat de uitdagingen zijn waar je als fotograaf (of ZZP’er) mee te dealen hebt. Mensen hebben vaak hele romantische ideeën over het werk van de fotograaf: je hebt van je hobby je werk gemaakt — hoe leuk is dat!? En dat is ook zo: het is ontzettend leuk! Maar we zijn ook ondernemer geworden. En dat brengt met zich mee dat je in tal van zaken gewoon ook zakelijk moet wezen. Over dat soort dingen blog ik regelmatig: op deze link leest u nog veel meer interessante en relevante blogs!
