De fotograaf afzeggen en uitstellen?

Deze week gebeurde het letterlijk drie keer: opdrachtgevers die op het laatste moment de afspraak wilden afzeggen. Dat is geen probleem, maar u moet weten: een beetje professionele fotograaf brengt de kosten dan gewoon in rekening! En dat doe ik dus ook!

 In deze blog leg ik dat graag uit. Allereerst, ik heb alle begrip voor uw redenen. Ze zijn altijd heel logisch: de directeur uit China komt onverwacht langs; uw medewerker is ziek; u had op wat beter weer gehoopt; een collega van u had buiten uw weten om al een andere fotograaf geregeld; U bent vanochtend wakker geworden met een enorme pukkel op uw gezicht…. Je kunt het zo gek niet bedenken; ik heb het allemaal al een keertje gehoord! En ik begrijp het altijd.

Maar wacht even. Ik heb mijn agenda voor u vrij gehouden. Ik heb, nadat u bij mij een datum en tijd had gereserveerd, nee gezegd tegen alle andere aanvragen die ik voor die datum kreeg. Ik heb een goedlopend fotobedrijf, en dat betekent dat ik vaak meerdere aanvragen krijg voor één datum. In de evenementensfeer zijn sommige data zo populair dat ik voor sommige data wel 6 aanvragen krijg! De eerste partij heeft geluk; de volgenden hebben pech. Waar mogelijk help ik hen natuurlijk graag aan een goede collega — maar aan mijn neus gaat de opdracht helaas voorbij.

Een beetje pijn

En dat doet soms best wel een beetje pijn. Als ik met u afspreek om a.s. vrijdagmiddag een tweetal portretten bij u te maken (een opdracht van ca. € 375) en even later wordt gebeld door iemand die op zoek is naar een fotograaf voor een hele dag en avond (een opdracht van ca. € 1500), dan zeg ik toch nee tegen die tweede opdracht. Mijn commitment aan u is serieus.

Wellicht denkt u dat dit een overdreven voorbeeld is. Maar het kan nog veel erger. Onlangs ging een opdracht van 9 evenementen mijn neus voorbij omdat één van de data al bezet was.

Deze week zit helemaal vol. Ten minste, dat dacht ik. Totdat de telefoontjes binnenkwamen. Om allerlei uiteenlopende redenen wilden verschillende partijen afzeggen c.q. opschuiven. Kijk, dat kan natuurlijk niet.

Maar, hoor ik u zeggen, we willen niet afzeggen, maar opschuiven! Dat is wat anders toch?
Vanuit mijn positie niet echt. U hebt een datum bezet gehouden. Vermoedelijk heb ik één of twee andere opdrachtgevers moeten teleurstellen. Nu wilt u naar een nieuwe datum. Op die datum kan ik dus ook geen andere opdrachtgevers van dienst zijn.

Helemaal nooit afzeggen?

Het principe is duidelijk: als wij een afspraak maken, dan honoreren we beide de datum. Als u, om wat voor reden dan ook, die datum wil afzeggen of opschuiven, dan is dat niet mijn risico, maar het uwe.

Mag u dan helemaal nooit afzeggen? Natuurlijk wel. Dit blogje gaat vooral over mensen die kort voor de afgesproken datum willen afzeggen. Met dit blogje hoop ik voor hen meer duidelijkheid te scheppen.

Om het concreet te maken: ik hanteer het volgende beleid. Tot 3 weken voor de afgesproken datum mag u kosteloos wijzigen en afzeggen. Tot een week (7 dagen) voor de afspraak mag u voor 50% van de afgesproken kosten wijzigen of afzeggen. Daarna breng ik u 100% van de kosten in rekening.

Sommige opdrachtgevers kiezen er dan voor om de afspraak toch door te laten gaan, of op een andere manier in te vullen. Dat vind ik geen probleem: ik heb een commitment aan u gemaakt, en dat vervul ik graag.

---

Meer lezen over de zakelijke aspecten van professionele fotografie? Klik hier!