Wat deze fotograaf leerde van het bijhouden van zijn nieuwe aanvragen

Terwijl het jaar piepend en krakend ten einde loopt, begint deze fotograaf de balans op te maken. Wat voor jaar was het, en wat heb ik geleerd? Nieuw dit jaar is dat ik heb bijgehouden hoeveel nieuwe opdrachtgevers mij dit jaar hebben benaderd. En ook: wat er met die aanvragen is gebeurd. Hebben ze daadwerkelijk tot foto- en video-opdrachten geleid? Een fotograaf die een serieuze ondernemer is wil dat weten! Tijd voor een aantal interessante conclusies!

Het bijhouden van deze aanvragen heb ik gedaan in een spreadsheet. Elke aanvraag van een nieuwe opdrachtgever kwam erop te staan, inclusief een aantal cruciale gegevens.

De aanleiding: fotograaf wil alerter reageren

Als je via mijn website een offerte aanvraagt krijg je de melding dat ik binnen 24 uur reageer. Maar ik merkte dat ik dat lang niet altijd waarmaakte. Sterker nog, er vielen best wel wat aanvragen tussen wal en schip. Dat kwam ondermeer door drukte: dan had ik gewoon geen tijd om te reageren. En na verloop van tijd vergat ik ze. Slordig en dom…

Wat de zaken nog verergerde was dat aanvragen tegenwoordig via allerlei kanalen binnenkomen. Ik raakte het overzicht kwijt: telefoon, email, offerte formulier, contact formulier, appjes, Facebook Messenger, Google MyBusiness, SMSjes, Instagram. Ik merkte dat ik het moeilijk begon te vinden om alles bij te houden. Dan lig je ’s avonds in bed, en net voordat je in slaap valt denk je ‘oh ja, die aanvraag… waar is die ook alweer?’

Aanvragen waar je niet op ingaat, zijn verloren kansen. Dan laat je geld liggen. Een beetje ondernemer wil daar toch wat aan doen.

Maar ik had ook een aantal vragen. Ik meende te merken dat er dagen zijn waarop ik substantieel meer aanvragen kreeg, en dagen waarop ik geen aanvragen kreeg. Stel nou dat ik kon zien dat veel aanvragen altijd op dinsdag binnenkwamen.  Dan kon ik daar op anticiperen in mijn week-planning.

Ik vroeg me ook af via welk kanaal ik het meest benaderd wordt. Hoe komen mensen bij me? Is dat via aanbevelingen van tevreden klanten? Via mijn website? Via relaties? En welke rol spelen Whatsapp en Facebook Messenger nou?

Maar het meest interessantst was natuurlijk: hoeveel nieuwe aanvragen krijg ik nou? En hoeveel worden ook daadwerkelijk opdrachten?

De cijfers

Ik vertel je eerlijk mijn conclusies en bevindingen. Het is vandaag 10 december, en tot nu toe heb ik dit jaar 189 aanvragen van nieuwe opdrachtgevers gekregen. Belangrijk: aanvragen van opdrachtgevers waar ik al voor werkte staan hier niet bij; dit gaat om nieuwe opdrachtgevers.

Ik weet niet of 189 veel of weinig is. Ik vind het best veel, zeker als je bedenkt dat we dit hele jaar last hebben gehad van Corona. Maar, there it is: 189. Dat is dus een cijfer waar ik aan kan werken. Misschien dat ik er komend jaar 225 van kan maken?

Op mijn spreadsheet heb ik alles met zwart ingevuld. Als een opdracht daadwerkelijk doorging, maakte ik hem oranje (de kleur van warmte en zonneschijn); als hij definitief niet doorging, werd hij blauw — de kleur van kou, en van afwijzing, en van ijs, en van winter…. )

De vraag is natuurlijk: hoeveel van de 189 zijn er blauw, en hoeveel zijn er oranje? Hier worden de zaken iets ingewikkelder.

Inmiddels zijn 62 opdrachten oranje, en 92 zijn er blauw. De rest is nog zwart. Dat er zoveel nog onbeslist (zwart) is, is niet zo gek: sommige opdrachtgevers hebben maanden nodig om tot een beslissing te komen, of een gelegenheid te vinden. Komende week ga ik bijvoorbeeld twee opdrachten doen op Operatiekamers. Dat zijn aanvragen die beiden al in Maart binnenkwamen. Dankzij Corona en de afgeschaalde zorg kunnen ze nu eindelijk plaatsvinden. En zo geldt het voor veel opdrachten: die zijn nog ‘in proces’. Overigens: als ik denk dat een opdracht echt niet meer doorgaat, maak ik hem blauw.

Maar als we de zwarte (dus nog onbesliste) aanvragen even buiten beschouwing laten, kun je stellen dat 40% van de aanvragen (62 van in totaal 154 aanvragen) daadwerkelijk een opdracht wordt. Kijk, dat is weer een cijfer waar ik wat mee kan. Een interessante vraag om rond de jaarwisseling over na te denken: wat moet ik doen om dat cijfer op te krikken?

Waarom gaan fotografie opdrachten niet door?

Mijn spreadsheet stelt me in staat nog iets dieper in de cijfers te turen. Zo zie ik dat Corona een aantal keren roet in het eten gooide: evenementen werden afgelast, en portretopdrachten ‘uitgesteld’. De leukste reactie: ‘ik moet eerst naar de kapper — en die is tot nader order dicht!”. Die heb ik echt een aantal keren gehoord: nooit geweten dat mijn beroep zo afhing van de kappersbranche. Helaas, toen de kapperszaken weer open gingen bleken sommige mensen een goede foto toch weer minder belangrijk te vinden.

In 24 gevallen kreeg ik gewoon geen reactie terug — wat ik ook probeerde. In sommige gevallen bel en mail ik één keer. Bijvoorbeeld als je wordt benaderd door ‘een familie in België voor een familieportret omdat moeder op sterven ligt’. Dan weet je dat er verder achteraan bellen zinloos en nodeloos vervelend is. Maar in andere gevallen bel en mail ik een aantal keer. Dat doe ik vaak omdat ik dacht dat ik in eerste instantie een leuk gesprek had met deze persoon. Maar sommige mensen denken kennelijk echt dat de beste manier om je duidelijk te maken dat ze geen interesse hebben, is door maar niet meer te reageren.

Twaalf keer, lees ik in mijn spreadsheet, was ik te duur. ‘de prijs/kwaliteitverhouding was niet in uw voordeel’, schreef iemand deze week. Een mooie manier om aan te geven dat je eigenlijk te weinig budget hebt voor goede fotografie…
Eigenlijk vind ik die 12 keer nog wel meevallen. En nee, dat motiveert me niet om mijn prijzen te verlagen. Helemaal prima als een vent in ’s Hertogenbosch mij te duur vindt voor alleen maar een profielfoto. En een gozer die graag een productfotograaf een hele dag op locatie wil laten werken, en daar alleen maar € 200 budget voor over heeft, laat ik ook graag links liggen.

Drie keer waren mijn foto’s ‘te mooi.’ Ik wist niet dat dat kon. Het klinkt wel charmanter dan ‘je bent te duur’.

Acht keer ging de opdracht naar ‘een fotograaf die ze al kenden’ of ‘waar ze al mee werkten’. Deze motivatie begrijp ik echt niet.  Waarom dan toch mij lastigvallen voor een offerte?

In enkele gevallen werd een reden gegeven die ik helemaal niet begreep:
“We hebben gekozen voor een fotograaf met een wat breder portfolio!”
“We hebben gekozen voor een fotograaf die wat meer mensen fotografeert”
Dat zijn reacties waar mijn broek van afzakt. Dan kun je alleen maar zien dat ze niet goed hebben gekeken. En dat is natuurlijk ook een realiteit: voor veel mensen is de keuze van de fotograaf iets dat ze in 30seconden willen beslissen.

Er is nog één cijfer dat niet in mijn spreadsheet staat, maar ik wel wil noemen. Het maken van een offerte kostte mij dit jaar, gemiddeld een uur tijd. Sommige offertes gaan uiteraard veel sneller — ook al ben je er altijd wel minimaal een kwartier aan kwijt. Maar voor sommige offerte moet je: concepten bedenken; online zoom-calls doen; locaties voorstellen; relevante voorbeelden in je archief zoeken en meesturen; allerlei scenario’s afdekken; samenwerkingen met visagistes, stylisten, assistenten en andere fotografen zoeken… Eén offerte die ik dit jaar verstuurde kostte mij 15 uur — en die opdracht ging niet door. Dat is dan pijnlijk!

Wat heb ik geleerd?

• Meten is weten! Het bijhouden van je aanvragen helpt je om de vinger aan de pols te houden. Ik schreef al dat aanvragen tegenwoordig op allerlei manieren binnenkomen. Het is makkelijk om aanvragen te missen, of er niet alert op te reageren. Maar als ze in een spreadsheet staan, dan weet je wat er open staat!
  
• Door alert achter een aanvraag aan te blijven bellen/mailen/appen haal ik werk binnen. Ik merk ook dat mensen het op prijs stellen als je proactief bent. Dat staat professioneel en geeft vertrouwen.
  
• Ook met mijn spreadsheet moet ik helaas concluderen dat ik op sommige opdrachten nog steeds te traag reageer. Het bijhouden van mijn spreadsheet heeft ongetwijfeld een groot verschil gemaakt in positieve zin, maar nog steeds tel ik 5 keer op mijn spreadsheet dat een opdracht naar een andere fotograaf ging omdat ik te traag reageerde. Dus op dat vlak wil ik het volgend jaar beter doen.
  
• Ik had gehoopt dat mijn spreadsheet zou duidelijk maken wat de dagen zijn waarop aanvragen vooral binnenkomen. Ik meende dat er dagen waren waarop aanvragen vaker binnenkwamen. Kijkend naar mijn spreadsheet concludeer ik dat werk echt op alle dagen van de week binnenkomt, en dat zelfs de zondag niet echt rustiger is. Dinsdag en Donderdag zijn een tikkeltje drukker. En aanvragen die op vrijdag binnenkomen, doen dat voornamelijk rond 4 uur ’s middags. Duidelijk iemand die nog even een mailtje eruit gooit voordat het weekend kan beginnen. Soms komen ze op vrijdag met zijn drieën tegelijk rond die tijd binnen. Zijn die mensen lekker vrij en zit ik weer een weekend offertes te maken…
  
• Mijn spreadsheet heeft me ook genezen van een bepaald idee. Ik verkeerde altijd in de mening dat de helft van mijn nieuwe opdrachtgevers bij me aanklopt op de aanbeveling van iemand anders. Dat gebeurt wel, maar niet half zoveel in de mate waarin ik dacht. Het overgrote deel van mijn nieuwe opdrachtgevers komt bij me via een Google zoekopdracht.
  Dit is een interessant gegeven. Als ik had gevonden dat veel nieuwe aanvragen via aanbevelingen van bestaande opdrachtgevers kwamen, dan had ik daar extra in geïnvesteerd. Maar met deze bevindingen denk ik dat het zinvol is om nog meer tijd en moeite te stoppen in de vindbaarheid van mijn website.
  
  Ook interessant in dit kader is dan van de 189 aanvragen er niemand via sociale media komt. Nou ja, één. Die kwam via LinkedIn. Maar die aanvraag ging uiteindelijk niet door vanwege slecht weer en projecten die niet af waren.
  Zeg ik daarmee dat sociale media niet belangrijk zijn? Nee, dat beweer ik niet. Het kan zijn dat ze op de achtergrond wel van belang zijn. Ik kan niet helemaal inschatten hoeveel mensen mij via de website benaderen nadat ze mij op sociale media hadden gezien. De aanvraag voor een familieportret die ik gisteravond via whatsapp kreeg, was zeker weten geïnspireerd door wat ik op sociale media heb laten zien. Maar toch: het registreren van je aanvragen leidde mij ook op dit vlak tot interessante conclusies.
  
• Ik blijf worstelen met het gemak waarmee sommige opdrachtgevers ‘even een offerte bij 5 fotografen opvragen’ en vervolgens niet meer reageren op welke poging tot contact dan ook.

Ik ervaar dat soms best als pijnlijk: je hebt even 4 mensen voor je aan het werk gezet zonder dat ze er iets voor krijgen — en er kan zelfs geen bedankje af?

• Iedereen die mij benadert komt op de mailinglijst voor mijn maandelijkse nieuwsbrief (daarvoor geef je toestemming als je mijn formulier gebruikt). Dat zijn dit jaar dus dit jaar 189 nieuwe emailadressen van mensen die ‘wel eens’ een fotograaf nodig hebben.
  
• Hier is de meest interessante conclusie — voor mij als fotograaf. Het bijhouden van je aanvraag stelt je ook in staat om te gaan kijken wat de fotograaf die de opdracht dan wel kreeg ervan heeft gemaakt. En dat is in BIJNA ALLE gevallen SCHOKKEND! Echt waar, je weet niet wat je ziet.
  
• In sommige gevallen zie je helemaal niets. Zo bevat de website van een bedrijf dat in maart foto’s voor de website wilde, nog steeds dezelfde vreselijke oude foto’s. De opdracht ging naar een andere (goedkopere?) fotograaf. Kennelijk was het geen succes.
  De website van een andere opdrachtgever bevat intussen wel nieuwe foto’s — maar even serieus… die zien er niet uit!
  Op facebook kwam ik een reportage tegen van een event dat dus aan mijn neus voorbijging. Leuk evenement; leuk programma en entertainment en mooie sfeerverlichting. Maar het geheel gefotografeerd door een fotograaf die doodleuk zijn flitslamp boven op zijn camera zette en overal de sfeer volledig uitflitste.
  Ik zie slechte composities, onzorgvuldige nabewerking; bewegings- en camera- onscherpte; overbelichte huid; nietszeggende gezichtsuitdrukkingen… Je vraagt je dan af hoe een opdrachtgever hier zijn goedkeuring aan kon geven.
  
  Het kan natuurlijk zijn dat hier voor mij een stukje psychologie meespeelt: dat ik de foto’s slecht wil vinden omdat ik de opdracht niet kreeg. Daar sta ik voor open. Maar veel van wat ik zie zijn gewoon beginnersfouten. Dat zijn foto’s die ik niet had durven leveren. Hetgeen maar weer duidelijk maakt dat opdrachtgevers vaak ook niet weten wat goede, en wat slechte fotografie is.