Factuurfrustratie: kun je de tenaamstelling aanpassen…

Elke maand gebeurt het een aantal keer: een opdrachtgever mailt dat de tenaamstelling op een factuur aangepast moet worden, omdat deze ‘anders niet voldaan kan worden’. Als je erachter aan belt, beweert de boekhoudkundig medewerker heel serieus dat ‘de factuur alleen betaalt MAG worden als de tenaamstelling klopt — anders krijgen we ECHTE problemen…’

Hoe bent u hier gekomen?

De kans is groot dat u dit blogje leest omdat u van mij een link hebt gekregen. U bent waarschijnlijk één van die opdrachtgevers. U heeft van mij een factuur gekregen met de nieuwe tenaamstelling — en een extra kostenpost a € 35 voor het maken van een nieuwe factuur. En vervolgens heeft u mij een berichtje gestuurd met de vraag waar die extra kostenpost toch vandaan kwam? Als antwoord heeft u toen een mailtje van mij gekregen met een link naar dit blogje.

Ik leg het u graag even uit. Toen u mij inhuurde heb ik u een offerte of een overzicht van mijn tarieven gestuurd. Daarin stond al de volgende passage:

Is voor deze opdracht een opdrachtnummer of bepaalde tenaamstelling vereist? Dan vragen we u deze bij het verlenen van de opdracht te sturen. Moet Studio Rogier Bos als opdrachtnemer worden ingevoerd? Dan verzoeken we u dit proces voor aanvang van de opdracht in werking te zetten. Voor het opnieuw insturen van een factuur vanwege foute tenaamstelling of adressering, of ontbreken van noodzakelijke info, berekenen wij € 35.  

Toelichting

Waarom doe ik dit? Ik leg het u graag even uit:

• Ik krijg elke maand een aantal van dit soort emails: kun je even dit en dat aanpassen op de factuur — dan betalen we hem. Dat levert mij een hoop extra gedoe op.
• De verzoeken komen bijna altijd pas als de factuur al lang betaald had moeten zijn. Als ik de factuur aanpas en opstuur, wordt hij niet in ene betaald, maar wordt weer de hele betalingstermijn gehandhaafd. Het is moeilijk om dit anders te zien dan een vertragings- of ontmoedigingstechniek. Nee, natuurlijk, u bedoelt het niet zo… Maar vergeef me mijn cynisme: de schaal waarop dit de laatste tijd voorkomt stijgt de pan uit. 
• De aanpassingen die ik moet maken zijn soms te belachelijk voor worden. Zo moest ik onlangs van een bedrijf ‘Poelgeest bv’ (kleine letters, geen punten) Poelgeest B.V. maken. (Poelgeest is uiteraard een gefingeerde naam voor een echt voorval).
• Mijn administratie raakt erdoor vervuild. Ik ben maar een ZZP’er, en mijn boekhoudsoftware biedt niet de mogelijkheid om per leverancier een aantal verschillende bedrijfsnamen te hanteren. Als ik uw naam verander voor één factuur, verandert hij voor al uw facturen. Er zijn partijen die ik nu vier keer in mijn administratie heb staan: zelfde bedrijf, zelfde adres, zelfde contactpersoon… Oh ja, en zelfde kvknummer. Te gek voor woorden!
• De argumentatie ‘wij mogen de factuur niet betalen’ is natuurlijk een drogreden.  Het zijn uw eigen interne regels die hier het obstakel vormen.  Vaak blijkt dat het binnenshuis best opgelost kan worden. Dat een factuur toch blijkt betaald te kunnen worden. Of, zoals een jurist mij onlangs verzekerde: als je de werkzaamheden hebt verricht, en je gebruikt de gegevens die vooraf zijn verstrekt, of van waaruit contact met je is opgenomen, kan een organisatie zich niet verschuilen achter het feit dat ‘voor de facturatie een andere naam nodig is — daar maakt de rechter korte metten mee’.
• Nog een motivatie die vaak aangevoerd wordt: ‘zo voorkomen we dat we frauduleuze facturen betalen’. Nou breekt mijn klomp! U weet dat ik de fotografie/video opdracht voor u heb uitgevoerd. Er is niks frauduleus aan mijn factuur. De suggestie dat mijn factuur frauduleus zou kunnen zijn nadat ik mijn uiterste best voor u heb gedaan is ronduit kwetsend. En alsof een aanpassing in een tenaamstelling iets zou veranderen aan een factuur die wel frauduleus was!

Maar goed, ik wil best meewerken hoor. Maar daar reken ik wel kosten voor. En het is maar dat u het weet: de gebruiksrechten die ik u verleen op de foto’s gaan pas in als de hele factuur voldaan is.

Opdrachtnummer, inkoopnummer, etc… 

Hetzelfde geldt voor opdrachtnummers en inkoopnummers. Dit gebeurt minder, en vaak vraag ik er ook naar, wat al een boel ondervangt. Maar desondanks gebeurt het af en toe dat een factuur niet voldaan wordt omdat één of ander nummer op had moeten staan. 

Samenvattend

Samenvattend is het heel simpel. U levert mij de noodzakelijke informatie aan bij het verstrekken van de opdracht. Dat is het simpelst en het goedkoopst. Als u dat vergeet of nalaat kunt u altijd naderhand verzoeken om de factuur aan te passen. Wat ik dan met alle plezier doe. Ik reken er € 35 voor. Het stond al in de offerte, dus u hebt het al geaccepteerd. Als u die kostenpost liever toch niet heeft, regelt u het zelf binnenshuis. 

Ik dank u voor uw begrip en zie graag uw spoedige betaling tegemoet.