Hoe leg ik een beeldbank aan?

In de afgelopen maanden heb ik een aantal opdrachtgevers mogen helpen om een beeldbank aan te leggen. Dit waren partijen die tot de ontdekking kwamen dat ze wat beelden op een cd hadden, en wat beelden online, en nog wat beelden op de laptop van een medewerker — maar de resoluties verschilden, de kwaliteit wisselde, en er was geen duidelijkheid welke foto waar was. Dus, op het moment dat er een foto nodig was brak er een grote paniek uit: waar was die-en-die foto nou ook alweer?

Een beeldbank is een collectie van ‘alle beelden van een organisatie’, logisch georganiseerd, op 1 toegankelijke locatie. Zo’n beeldbank is meestal onder beheer van de Marketing en Communicatiemedewerkers, die precies weten welke beelden er op voorraad zijn.

Het aanleggen van zo’n beeldbank is leuk werk! Je leert als fotograaf een organisatie goed kennen. Je mag even meekijken in de keuken — iets wat ik als eer ervaar. En je mag even meedenken hoe je een organisatie goed op de kaart zet.

De voordelen van zo’n beeldbank

1. Je weet welke beelden je op voorraad hebt. Er is geen reden tot paniek meer!
2. Het is kosteneffectief. Je kunt beter een fotograaf vragen om in één week alle gewenste beelden maken, dan zo nu en dan een fotograaf voor een kleine opdracht uit te nodigen. Een fotograaf zal voor een meerdaagse opdracht een leuke korting bieden, terwijl veel kleine opdrachten vaak veel kosten, en toch minder beelden opleveren, omdat je niet systematisch te werk gaat.
3. Je communiceert makkelijker en vrijer via je verschillende communicatiekanalen. Je hebt ten slotte beelden op voorraad!

Tips voor het aanleggen van een beeldbank

• Breng alle beelden samen op één logische plaats
  bv de computers op de marketing afdeling.
  Tip: niet op DVD’s en CD’s. Die zijn 1. onhandig en 2. aan corrosie onderhevig. Een NAS is een beter idee!
• Breng een logische organisatie aan in de fotobestanden
  Bv Portretten, evenementen, producten, locaties, Sfeerbeelden.
• Geef de bestanden een logische naam
  Verander ‘RAW_5356.nef’ in ‘portret_directeur_JanMeijer.jpg’
• Zorg ervoor dat je ook de hoge resolutiebestanden hebt. Soms bestaat een beeldbank uit plaatjes die van het internet geplukt zijn. Die resolutie is een factor 4 te laag voor drukwerk.
• Werk met één fotograaf. Communiceer duidelijk met de fotograaf over de gewenste uitstraling van de beelden. Er ontstaat dan een constante look-and-feel tussen de beelden. Zo weet je zeker dat als je straks 4 beelden naast elkaar zet op een web pagina of in een advertentie, die 4 beelden ook goed bij elkaar passen.
• Bewaar ‘model-release-formulieren’ (formulieren waarmee geportretteerden toestemming geven voor gebruik van foto’s waar zij op staan) bij de beeldbank.
• Nu wordt het ook makkelijker om de verzameling beelden te backuppen! Zo’n collectie beelden vertegenwoordigt toch een behoorlijke waarde: niet alleen wat je ervoor hebt betaald, maar ook alles wat je er nog mee kan doen!
• Investeer in beeldbank software (ook wel Digital Asset Management Software genoemd). je kunt natuurlijk alles gewoon op een harde schijf hebben staan, maar dan is het systeem nog niet ‘ontsloten’ voor gebruik. Kijk hier voor voorbeelden van zulke software.

Hoe begin je?

Wil je een fotograaf opdracht verlenen om een beeldbank aan te leggen? Doe dan het volgende:

• Bel mij: 06-24273965! 🙂
• Bedenk welke beelden je allemaal nodig hebt. Maak een overzicht.
• Groepeer de projecten zo dat een fotograaf er zoveel mogelijk op één dag schiet. Dat is kosteneffectief. Bv ‘alle 3 projecten in het noorden van het land op één dag’.
• Nodig de fotograaf (mij dus) uit voor een gesprek. Bespreek
  • De gewenste beelden
  • De gewenste look-and-feel
  • De logistiek van het project: wie, wat, wanneer, hoe?
  • Welke assistentie heeft de fotograaf nodig vanuit de organisatie?
  • De aanlevering van het eindresultaat
  • Ge gebruiksrechten: wat mag er wel/niet? (Bij mij mag er heel veel)
  • Hoe beter de voorbespreking, hoe beter de fotograaf weet wat er van hem verlangd wordt en hoe beter het resultaat!
• Leg de afspraken even zwart op wit vast, zodat er duidelijkheid is over prestatie en beloning.
• Kies je tijdstip! Het beste tijdstip om een beeldbank aan te leggen is de lente en de herfst. Je wilt op beelden die je in het midden van de winter gebruikt geen mensen in zomerkleding zien, en vice versa. In de lente en de herfst kleden mensen zich op een manier die ook midden in de zomer of winter niet vreemd overkomt

Onverwacht voordeel

Ik heb net een beeldbank mogen aanleggen voor een landelijke organisatie. De opdracht was voor 5 dagen, en dat leverde hen een collectie van ruim 600 hele mooie beelden op. Nou denkt u misschien: ‘dat is kostbaar, een fotograaf 5 dagen laten rondlopen’. Dat valt echter wel mee: voor dag 3, 4 en 5 heb ik een aantrekkelijke korting berekend. Maar wat voor hen een onverwachte bonus was, waren de vele leuke gesprekken en nieuwe leads die voor hen ontstonden doordat ze mij naar hun verschillende projecten toestuurden. Eén van hun verkopers zei ‘ik heb nog nooit zoveel kaartjes uitgegeven op één dag en uit kunnen leggen wat we doen!’ Zo werd ‘het aanleggen van een beeldbank’ ook een mooi marketingmoment!