Pas geleden moest ik een reportage maken van het bezoek van een CEO van een groot bedrijf aan zijn Europese hoofdkantoor, gevestigd in Rotterdam. De beste man kwam aan per privé-vliegtuig op Rotterdam airport en werd met een grote auto naar het hoofdkantoor gereden. Hij oogde kwiek en fit, en zijn Rotterdamse collega’s deden hun uiterste best om zo goed mogelijk voor de dag te komen. Hun evenement was een intensief programma en de CEO deed enthousiast mee. Wat mij echter opviel was dat hij gaandeweg steeds manker begon te lopen. Niemand doe het zag, en toen de Europees directeur voorstelde om de trap in plaats van de lift te nemen naar vier verdiepingen hoger. aarzelde de Amerikaanse CEO geen moment en volgde hij de directeur, nu bijna hinkelend, de trap op…

Niemand die het zag, maar de man had duidelijk pijn. Toen ik, met enige aarzeling, een opmerking maakte tegen mijn opdrachtgeefster schrok ze enorm: tot dat moment had ze het gewoon niet gezien. Enthousiast als ze was over het bezoek van deze CEO, en alle dingen die ze voor hem hadden georganiseerd, kon ze haar eigen evenement niet meer goed zien!

Ik begrijp dat best en maak ook niemand een verwijt. Maar hier is het simpele punt wat ik in dit blogje wil maken is dit: uw gasten zien wat zij willen zien. U, als organisator, ziet wat u wil zien. De fotograaf is de enige die zonder enige agenda kijkt, en die alles ziet — en hoort, by the way.

LOSLATEN OF SAMENWERKEN?
Regelmatig word ik door een opdrachtgever ‘losgelaten’ op een evenement. “Doe maar wat” is dan de boodschap. Vaak heeft mijn opdrachtgever geen tijd voor mijn eventuele observaties. Het is slechts zelden dat een opdrachtgever mij vraagt naar wat ik zie en hoor. Ik begrijp het best: u heeft het druk (en gezellig met uw collega’s) en de fotograaf weet niet welke doelstellingen u allemaal probeert te bereiken… maar u mist daarmee kostbare informatie!

Wat zie en hoor ik zoal? Hier enkele voorbeelden uit de afgelopen maanden

• Practische dingen als prullebakken die vol zijn deuren die dicht zitten.
• De enorme wachtrijen die buiten uw zichtveld ontstaan
• Frustraties van gasten die niet weten waar ze heen moeten
• Medewerkers die hun best niet doen, of juist eigenhandig grote problemen oplossen
• De reacties van uw gasten op hetgeen u ze aanbiedt
• De koffie is op bij één van de koffie en thee tafels.
• De problemen van licht en geluid zie ze u niet willen vertellen
• Een spreker in een subzaal geeft uw gasten verkeerde instructies over het programma of waar ze nu heen moeten.
• Een dame die valt op een gladde trap
• De WC’s die smerig zijn of geen toiletpapier meer hebben.
• Sprekers die niet weten waar ze heen moeten
• De tranen van een klein meisje dat in de verdrukking komt (zie foto bovenaan)
• etc…

Uw professionele evenementenfotograaf ziet alles. Laat hem niet ‘los’ op uw evenement, maar doe uw voordeel met zijn observaties en werk met hem samen!