Factuurfrustratie: kun je de tenaamstelling aanpassen…

Elke maand gebeurt het een aantal keer: een opdrachtgever mailt dat de tenaamstelling op een factuur aangepast moet worden, omdat deze ‘anders niet voldaan kan worden’. Als je erachter aan belt, beweert de boekhoudkundig medewerker heel serieus dat ‘de factuur alleen betaalt MAG worden als de tenaamstelling klopt — anders krijgen we ECHTE problemen…’

Hoe bent u hier gekomen?

De kans is groot dat u dit blogje leest omdat u van mij een link hebt gekregen. U bent waarschijnlijk één van die opdrachtgevers. U heeft van mij een factuur gekregen met de nieuwe tenaamstelling — en een extra kostenpost a € 35 voor het maken van een nieuwe factuur. En vervolgens heeft u mij een berichtje gestuurd met de vraag waar die extra kostenpost toch vandaan kwam? Als antwoord heeft u toen een mailtje van mij gekregen met een link naar dit blogje.

Ik leg het u graag even uit. Toen u mij inhuurde heb ik u een offerte of een overzicht van mijn tarieven gestuurd. Daarin stond al de volgende passage:

Is voor deze opdracht een opdrachtnummer of bepaalde tenaamstelling vereist? Dan vragen we u deze bij het verlenen van de opdracht te sturen. Moet Studio Rogier Bos als opdrachtnemer worden ingevoerd? Dan verzoeken we u dit proces voor aanvang van de opdracht in werking te zetten. Voor het opnieuw insturen van een factuur vanwege foute tenaamstelling of adressering, of ontbreken van noodzakelijke info, berekenen wij € 35.  

Toelichting

Waarom doe ik dit? Ik leg het u graag even uit:

  • Ik krijg elke maand een aantal van dit soort emails: kun je even dit en dat aanpassen op de factuur — dan betalen we hem. Dat levert mij een hoop extra gedoe op.
  • De verzoeken komen bijna altijd pas als de factuur al lang betaald had moeten zijn. Als ik de factuur aanpas en opstuur, wordt hij niet in ene betaald, maar wordt weer de hele betalingstermijn gehandhaafd. Het is moeilijk om dit anders te zien dan een vertragings- of ontmoedigingstechniek. Nee, natuurlijk, u bedoelt het niet zo… Maar vergeef me mijn cynisme: de schaal waarop dit de laatste tijd voorkomt stijgt de pan uit. 
  • De aanpassingen die ik moet maken zijn soms te belachelijk voor worden. Zo moest ik onlangs van een bedrijf ‘Poelgeest bv’ (kleine letters, geen punten) Poelgeest B.V. maken. (Poelgeest is uiteraard een gefingeerde naam voor een echt voorval).
  • Mijn administratie raakt erdoor vervuild. Ik ben maar een ZZP’er, en mijn boekhoudsoftware biedt niet de mogelijkheid om per leverancier een aantal verschillende bedrijfsnamen te hanteren. Als ik uw naam verander voor één factuur, verandert hij voor al uw facturen. Er zijn partijen die ik nu vier keer in mijn administratie heb staan: zelfde bedrijf, zelfde adres, zelfde contactpersoon… Oh ja, en zelfde kvknummer. Te gek voor woorden!
  • De argumentatie ‘wij mogen de factuur niet betalen’ is natuurlijk een drogreden.  Het zijn uw eigen interne regels die hier het obstakel vormen.  Vaak blijkt dat het binnenshuis best opgelost kan worden. Dat een factuur toch blijkt betaald te kunnen worden. Of, zoals een jurist mij onlangs verzekerde: als je de werkzaamheden hebt verricht, en je gebruikt de gegevens die vooraf zijn verstrekt, of van waaruit contact met je is opgenomen, kan een organisatie zich niet verschuilen achter het feit dat ‘voor de facturatie een andere naam nodig is — daar maakt de rechter korte metten mee’.
  • Nog een motivatie die vaak aangevoerd wordt: ‘zo voorkomen we dat we frauduleuze facturen betalen’. Nou breekt mijn klomp! U weet dat ik de fotografie/video opdracht voor u heb uitgevoerd. Er is niks frauduleus aan mijn factuur. De suggestie dat mijn factuur frauduleus zou kunnen zijn nadat ik mijn uiterste best voor u heb gedaan is ronduit kwetsend. En alsof een aanpassing in een tenaamstelling iets zou veranderen aan een factuur die wel frauduleus was!

Maar goed, ik wil best meewerken hoor. Maar daar reken ik wel kosten voor. En het is maar dat u het weet: de gebruiksrechten die ik u verleen op de foto’s gaan pas in als de hele factuur voldaan is.

Opdrachtnummer, inkoopnummer, etc… 

Hetzelfde geldt voor opdrachtnummers en inkoopnummers. Dit gebeurt minder, en vaak vraag ik er ook naar, wat al een boel ondervangt. Maar desondanks gebeurt het af en toe dat een factuur niet voldaan wordt omdat één of ander nummer op had moeten staan. 

Samenvattend

Samenvattend is het heel simpel. U levert mij de noodzakelijke informatie aan bij het verstrekken van de opdracht. Dat is het simpelst en het goedkoopst. Als u dat vergeet of nalaat kunt u altijd naderhand verzoeken om de factuur aan te passen. Wat ik dan met alle plezier doe. Ik reken er € 35 voor. Het stond al in de offerte, dus u hebt het al geaccepteerd. Als u die kostenpost liever toch niet heeft, regelt u het zelf binnenshuis. 

Ik dank u voor uw begrip en zie graag uw spoedige betaling tegemoet.

Factuurfrustratie: kun je de tenaamstelling aanpassen… Read More »

Wanddecoratie: fotografie van bouwmachines en torenkranen

Al mijn opdrachten zijn natuurlijk even leuk en bijzonder, maar sommige opdrachten springen er toch net even wat meer uit :-). Voor deze opdracht mocht ik torenkranen en zware bouw en infra machines fotograferen op allerlei plaatsen in Nederland. Deze foto’s werden als grote platen wanddecoratie aan de muur gehangen in het kantoor van de opdrachtgever. Ik werd op weg gestuurd met een adres en een contactpersoon. De rest, van hoe ik het beeld maakte tot het afleveren van de grote platen voor aan de muur, regelde ik allemaal voor de klant. Door zijn omvang en tijdsduur werd dit één van de grotere projecten die ik in mijn carrière als fotograaf mocht doen.

(Klik op de beelden om ze te bekijken!)

Waarom je eigen foto’s als wanddecoratie?

Ik kom bij veel bedrijven en organisaties. Ik kijk altijd wat er aan de muur hangt. Je komt van alles tegen. Japanse Haiku’s, abstracte kunst van een of andere onbekende kunstenaar, en imitatie van Goghs. Vaak hangt er van alles door elkaar heen.

Soms begrijp je helemaal niets van wat er aan de muur hangt…

In veel van de gevallen probeer ik te raden waarom de keuze is gemaakt voor bepaalde wanddecoratie, maar vaak kom ik er niet uit. Ik vraag het ook wel eens aan de medewerker, maar die heeft meestal geen idee. De ironie is dat ik vaak de mooiste foto’s maak, en die verdwijnen dan ergens op de achterkant van een flyer, ongeveer zo groot als een postzegel. Of in een beeldbank, omdat ze mogelijk ergens een keer gebruikt gaan worden. Mijn pleidooi is simpel: laat zien waar je trots op bent! Als je toch geld gaat uitgeven aan de aankleding van je kantoor, waarom dan niet met foto’s die jou, je collega’s, en je klanten laten zien wat er zo mooi is aan wie jullie zijn?

Een wanddecoratie laat zien waar je trots op bent!

Bij Van der Spek in Vianen begrepen ze dat. Nog niet zo lang geleden werd hun kantoor volledig gerenoveerd, en — eerlijk is eerlijk — het resultaat mag er zijn: strakke kantoorruimtes, mooie kleuren, leuk meubilair, prettig tapijt en mooie planten — en nog veel lege muren.

Nou levert van der Spek stoere machines voor bouw en infraprojecten. En Liebherr torenkranen. Gaaf en stoer materieel wat het mooi doet op de foto. Uiteraard kun je dan bij de leverancier foto’s opvragen, maar die zijn vak nogal standaard — en worden al door iedereen in de branche gebruikt. Nee, van der Spek wilde iets moois. Iets wat je op kunt hangen en waar bezoekende klanten even voor zouden stoppen. Iets waar de collega’s en werknemers trots op konden zijn.

Daarvoor werd ik ingeschakeld. Ik werd op weg gestuurd om een serie van ca 20 platen te maken van hun materieel. Met de instructie dat elke plaat gaaf en indrukwekkend en intrigerend moest zijn. Een plaatje met impact, zeg maar.
U begrijpt wel dat dat een opdracht naar mijn hart is! Veel van mijn opdrachten bestaan uit een soort race door een bedrijf: hier een foto, daar een foto, hup naar boven, daar nog een foto… Maar hier mocht ik gewoon een hele middag één ding fotograferen. Samenwerken met een machinist of bestuurder om te kijken hoe ik een machine het beste kon fotograferen. Of wachten op goed weer. Het aantal keren dat ik ergens kwam waar het helenaal grijs en grauw was … en dat dan ergens, om 16:34 voor 15 seconde de zon doorbreekt — net genoeg om die geweldige plaat te maken. Heerlijk om te doen. En laten we eerlijk zijn: zo’n middag levert de opdracht veel gave foto’s op!

Afdrukken geregeld; de klant ontzorgd

Maar er is er maar eentje die aan de muur komt. De klant is met mijn foto’s door het kantoor gaan lopen, en heeft, vooral op kleur, keuzes gemaakt over welke foto waar zou komen. Dat is wel het prettige aan dit soort machines: ze zijn er in allerlei soorten kleuren. Dus het maken van een match tussen een foto en een ruimte was niet zo heel ingewikkeld.

Ik heb voor de klant ook al het drukwerk verzorgd. Van der Spek had aangegeven wat voor materiaal ze ongeveer mooi vonden. Ik heb bij drie leveranciers materialen en offertes opgevraagd. Ieder van hen kwam met drie of vier verschillende materialen (er zijn heel veel verschillende materialen. De goede professionele fotograaf weet wat goed is en wat niet). Die materialen heb ik voor de opdrachtgever op een grote conferentietafel gelegd, compleet met naam en kosten. Uit dat scala heeft de opdrachtgever een materiaal gekozen wat hij mooi vond. Bij die leverancier heb ik toen alle bestanden aangeleverd en de kwaliteit van het drukwerk in de gaten gehouden. De platen werden allemaal bij van der Spek afgeleverd. Daar zijn ze netjes opgehangen.

Positief over samenwerking en resultaat

Vandaag bezocht ik van der Spek om te kijken hoe de eerste 22 platen erbij hingen. Er zullen af en toe nog platen bijkomen als er nieuwe machines in het assortiment worden opgenomen. Zo mocht ik onlangs de eerste elektrische graafmachines in Nederland fotograferen. Bizar om te horen hoe stil zo’n apparaat is, en hoe schoon de lucht erom heen ruikt!

Bij van der Spek zijn ze zeer opgetogen over de wanddecoratie! Bijna iedere werknemer die ik tegenkwam zei het: ‘oh, hebt u die platen gemaakt? We vinden ze maar wat mooi hoor!” En het schijnt dat ook de klanten echt stilstaan bij de foto’s, en een rondje door het bedrijf willen lopen om ze allemaal te zien. Ideale gelegenheid voor de verkoopmedewerkers om nog meer te vertellen over de mogelijkheden die van der Spek biedt, natuurlijk!

Erik Lubbers, directeur van van der Spek liet een mooie testimonial achter op mijn LinkedIn profiel.

We vonden Rogier Bos via Google bij het zoeken naar een industriële topfotograaf. We zochten iets bijzonders en waren direct onder de indruk van zijn mooie en krachtige platen. Geen standaard plaatje! Rogier weet hoe je in dynamische omstandigheden één moment kunt vastleggen en toch het verhaal kunt vertellen. Je krijgt echt iets bijzonders en unieks.

De samenwerking verliep direct prettig en naar tevredenheid. We hadden best een moeilijk vraagstuk, waarbij we onze verschillende bouwmachines in hun natuurlijke omgeving en in bedrijf wilden laten vastleggen voor grote, kwalitatief goede platen. Die hangen inmiddels in ons nieuwe kantoorpand en voegen echt iets toe aan de verschillende ruimtes. Geen statische foto’s, maar de dynamiek van ons dagelijks werk.

Rogier stelde zich vanaf het eerste moment coöperatief en meedenkend op, nam initiatief en we hadden snel het vertrouwen dat de opdracht bij hem in goede handen was. Als we hem op pad stuurden met adres en contactgegevens kwam het altijd goed. Op locatie wist Rogier door goede coaching de juiste medewerking te krijgen van de mensen om het proces en het eindproduct tot een goed einde te brengen. Het resultaat is een serie prachtige foto’s waar we met plezier naar kijken.

Erik Lubbers, directeur
Selectie Wanddecoratie materiaal
Er zijn echt heel veel types materiaal. Elk heeft zo zijn voor- en nadelen. De prijsverschillen zijn ook aanzienlijk. Om het keuzeproces te helpen had ik één beeld (het soort beeld dat vd Soek aanspreekt) door drie partijen laten drukken. Elk leverde een voorbeeld van 2 tot 4 materialen aan. In totaal had ik dus 12 typen materiaal die ik kon aanbieden. Deze heb ik op een tafel, met naam en prijs neergelegd, in een ruimte waar je ook kon zien wat het licht met een foto deed. Hier worden de beelden een voor een bekeken en werd een keuze gemaakt voor een bepaald materiaal.

Wanddecoratie: fotografie van bouwmachines en torenkranen Read More »