Aan alle evenementorganisatoren – tips van een evenementenfotograaf

Als evenementenfotograaf kom ik elke week op minimaal een of twee evenementen. Zo kom ik in allerlei locaties, in veel plaatsen in Nederland, op alle soorten gelegenheden. Meestal wordt er door de verantwoordelijke partij gebruik gemaakt van een evenementenbureau die het evenement goed heeft georganiseerd. Alles is perfect: de ontvangst, de registratie, de bediening, de versnapering, de zaal of zalen, het eten; er is licht, er is geluid, er is een dagvoorzitter – en er is entertainment. Alles is tot in de puntjes geregeld.

Totdat het programma begint. Als evenementenfotograaf ben ik er natuurlijk als de kippen bij om alles vanuit alle hoeken te bekijken en vast te leggen. Ik heb het voorrecht op vooraan te zitten; ik mag op het podium komen, achter de coulissen, ik klim op het balkon… en steeds weer valt me op dat evenementenbureaus de zaakjes buiten de zaal altijd tot in de puntjes goed hebben georganiseerd – maar op podium, in het programma, op de momenten waar het nou eigenlijk om draait, enorme steken laten vallen.

Lees verder…

Gisteren ook weer. Ik was op een bijeenkomst die er om draaide dat een aantal Nederlandse en buitenlandse oorlogsveteranen geëerd zouden worden voor hun deelname in de bevrijding van Nederland. Het gebeurde op een schitterende locatie (in een grote stad in Nederland); de burgemeester was speciaal van vakantie teruggekomen, en er was allerlei soort entertainment.

Wat niet afgesproken bleek, was wanneer de veteranen op het podium zouden komen. Bij het eerste applaus dat ze achter de coulissen hoorde kwamen ze dus na voren. Dat bleek het verkeerde moment. Dus stonden ze daar maar, op een plek waar te weinig ruimte was, terwijl de burgemeester doorging met zijn speech. Zowel burgemeester als veteranen waren zich bewust dat het niet helemaal goed ging – maar niemand wist hoe dit moest worden opgelost. De veteranen, niet al te goed ter been meer, stonden te wiebelen. Er was tussen de instrumenten van de band ook te weinig ruimte voor hen. Ze konden dus de zaal niet inkijken – en de zaal zag hen slechts van de zijkant.
Na zijn speech vond de overhandiging van de oorkondes plaats. Terwijl de burgemeester zich een pad waande door de instrumenten werd duidelijk dat de oorkondes zich bevonden op de plaats waar hij net zijn speech had gehouden. Dus kwam een assistent het toneel op om de oorkondes naar hem toe te brengen.
Het overhandigen zelf ging prima. Dat kun je onze burgemeester wel toevertrouwen. Maar toen diende zich het volgende probleem aan. Want nu moest de band gaan spelen. Hoe kwam de band het toneel op terwijl de veteranen daar nog stonden? De veteranen keerden zich dus maar om en verlieten de zaal – het publiek verbouwereerd achterlatend. Die had de kans niet gehad de veteranen te applaudisseren. Geen van de veteranen was aan het publiek, dat toch gekomen was om hen te eren, voorgesteld.

Ik kan nog even doorgaan, want de wanorganisatie op het podium was nog zeker niet afgelopen. Maar ik denk dat ik mijn punt wel gemaakt heb. Evenementorganisatoren: organiseer het evenement op het podium!

Zoals ik nu (wellicht ten overvloede) heb gesteld ben ik evenementfotograaf. Maar ik heb ook veel evenementen georganiseerd en zou daarom enkele tips willen geven aan huidige en aankomende evenementorganisatoren. Dit is niet een allesomvattende lijst – en daarom nodig ik je ook hartelijk uit om aan deze lijst toe te voegen.

1. Maak een draaiboek!
   Een betere tip kan ik je niet geven.
   Dit draaiboek moet aanvangstijd en eindtijdstip van alle elementen bevatten.
   Het beschrijft voor alle deelnemers op welk moment ze waar moeten zijn, waar ze vandaan komen, en waar ze na hun element heengaan.
   Dit programma bevat alle noodzakelijke informatie voor geluid en licht: ‘microfoon 1,2 en 5; volgspot en zaallicht half’
   (En ja, de fotograaf wil ook HEEL GRAAG een kopietje!)
2. Geef in dit draaiboek aan wat de cruciale momenten zijn: de overhandiging, de felicitaties, de uitreiking, etc.
   Bedenk op welke precieze plek dit plaats vind. Nee, niet in het licht van de beramer! Je moest eens weten hoeveel foto’s ik moet maken van mensen die elkaar de hand schudden terwijl de laatste slide van de vorige spreker iedereen keurig met gekke patronen verlicht.
   Bekijk het evenement vanuit alle oogpunten. Laat niets aan het toeval over!
   Bedenk precies hoe deze momenten plaats vinden. Waar kijken de deelnemers naar toe? Wat is de achtergrond? Hoe lang duurt het? Teken met krijt of duct-tape een kruis op de grond en zorg ervoor dat het op die plek gebeurt!
3. Benoemd iemand tot regisseur!
   De regisseur is verantwoordelijk voor alles. Met het draaiboek in de hand zorgt hij of zij er steeds voor dat het huidige element goed draait terwijl de volgende twee programma elementen op de juiste plek klaarstaan.
4. Loop het programma van te voren fysiek door!
   Doe dit samen met alle deelnemers. Stap voor stap, met de jongens van licht en geluid, met de sprekers – etc. “Dan ga jij via dat trapje het podium af – jij komt daarvandaan, loopt naar deze plek, pakt deze microfoon…’
   (Doe jezelf een plezier en vraag de fotograaf hier ook bij te zijn. Dat kost een uurtje extra, maar nu is hij of zij helemaal op het programma ingespeeld. Dat maakt de foto’s echt beter!)

Ongetwijfeld zijn er nog veel meer geweldige tips te geven voor het doeltreffend organiseren van het podiumprogramma. Ik nodig je van harte uit om opmerkingen toe te voegen!

PS 1. Een grote vraag waar ik altijd meeloop is in hoeverre men behoefte heeft aan mijn input. Moet ik me als fotograaf maar beperken tot de fotografie, of vind de organisatie het fijn als ik actief meedenk? Zo was ik onlangs op een zakelijke gelegenheid waar de routebeschrijving door het gebouw totaal onduidelijk was. Als fotograaf kom ik vroeger en zie ik dat dan ook. Ik heb het maar gezegd – drie kwartier voor tijd. Dat vond men prettig. Een kwartier voor tijd waren er nog geen bordjes. Ik zag mensen dwalen door de gang. Ik heb het nog eens gezegd. “Oh, echt…?’ was de reactie. “We gaan het gelijk doen!” Tien minuten later nog geen bordjes. Ik heb het nog maar eens gezegd. Mijn indruk was dat men mij nu vervelend vond. Terwijl de gasten over de parkeerplaats en door de gangen dwaalden en de zaal nog niet halfvol zat. Tsja…
PS 2. Ik heb aan deze post maar geen foto’s toegevoegd omdat ik ook niemand voor gek wil zetten. Voor een overzicht van mijn fotografie verwijs ik je met alle plezier naar mijn portfolio.